Программы для совместной работы: выбираем лучший сервис!

Таск-трекеры, они же таск-менеджеры или сервисы для совместной работы – главные цифровые помощники современных менеджеров различного уровня. А также специалистов, которые самостоятельно организуют свою работу. С их помощью можно ставить задачи, устанавливать сроки их выполнения, контролировать процесс и вести внутреннюю переписку – и все это без утомительных планерок и совещаний.

Основная ценность программ для совместной работы в том, что они избавляют от необходимости держать в голове все задачи, которые надо выполнить. Рассмотрим, как они работают, на примере таск-трекера Зеттаплан, который сейчас стал частью системы Мегаплан.

Как выглядит работа в Task-tracker?

Вот так выглядит лента задач в Зеттаплане:

• Задачи внутри каждой вкладки можно отсортировать по различным параметрам, например, по времени до закрытия.
• Чат и прикрепление файлов – внутри каждой задачи.
• Есть отдельный раздел «Обсуждения» для общей или личной переписки с коллегами.
• В раздел «Контроль» попадают задачи и обсуждения, за которыми вы следите, то есть получаете все уведомления по ним.
• В разделе «Сотрудники» находится информация о каждом сотруднике, включая его загруженность.
  iВ разделе «Структура» отражается структура предприятия.

В общем, все логично и предельно понятно.

А вот так выглядит форма постановки задачи:

Задачи ставятся в рамках определенного проекта или сами по себе. Чтобы поставить новую задачу, достаточно заполнить поля формы. Можно включить напоминание о задаче, в том числе по СМС.

Сейчас Зеттаплан стал частью CRM-системы Мегаплан, которая позволяет не только организовать совместную работу, в том числе удаленно, но и автоматизировать бизнес-процессы, вести базу клиентов, управлять проектами и многое другое. Попробовать систему Мегаплан можно бесплатно после регистрации на сайте.

Как видите, освоить программу для совместной работы совсем несложно. Куда сложнее выбрать подходящий task-tracker из всего многообразия. Ниже мы рассмотрим особенности и фишки 10 популярных таск-трекеров, чтобы Вы могли выбрать самую подходящую для себя программу.

Обзор бесплатных и платных таск-трекеров

Asana

https://asana.com/

Task-tracker, разработанный в 2008 году и многими любимый за простоту и прозрачный интерфейс. После ребрендинга в 2015 интерфейс стал не только удобным и интуитивно понятным, но и более приятным внешне. Есть приложения для iOS и Android. Использование бесплатно для небольших команд до 15 человек. Из недостатков можно отметить отсутствие русскоязычной версии, но выучить десяток-другой английских слов – не такая уж большая проблема. На свой сервер установить программу нет возможности.

Основные функции и особенности сервиса для совместной работы Asana:

• Создание нескольких проектов с разными группами сотрудников.
• Возможность создания нескольких рабочих разделов для работы с разными проектами или разными командами.
• Задачи при необходимости разбиваются на подзадачи. Отличительная особенность – можно создавать подзадачи любой глубины вложенности.
• Приоритизация задач.
• Групповой календарь.
• Командный чат.
• Поиск по вхождению слова или по полю. Фильтр поиска можно сохранить.
• Возможна группировка задач по тегам.
• Есть возможность управления горячими клавишами.

Jira

https://ru.atlassian.com/software/jira

Система отслеживания ошибок и управления проектами, предназначенная для команд, использующих гибкие методологии разработки Agile. Поддерживает множество способов развертывания: облако, сервер, дата-центр. Есть приложение для смартфонов под Android и iOS. У этой программы для совместной работы русскоязычной версии нет, но интерфейс понятный, разобраться несложно. Есть пробный бесплатный период – 7 дней.

Основные функции и особенности:

• Отслеживание проектов и дефектов.
• SCRUM и Kanban доски.
• Agile-отчеты.
• Возможность выбрать из стандартных процессов или создать свой собственный.
• Настраиваемые фильтры (с помощью JIRA Query Language).
• Приоритизация задач.
• Чат.
• Большое количество надстроек для разных задач.
  iИнтеграция с другими инструментами. Например, с Confluence, Bitbucket, Bamboo.
• Portfolio for JIRA – визуализация всех проектов и команд.

Простой бизнес

https://www.prostoy.ru/

Удобный таск-трекер с русскоязычным интерфейсом. Имеет бесплатную версию с рядом ограничений, а также платные тарифы с расширенным функционалом.

Основные возможности:

• Управление проектами и задачами.
• Диаграмма Ганта.
• Лента новостей по рабочим проектам.
• Разграничение доступа к информации.
• Управление удаленными сотрудниками.
• Хронометраж рабочего времени.

• Бесплатная внутренняя телефония.

Помимо управления задачами, в программе есть полноценная CRM-система, возможность настроить документооборот, сквозная аналитика, база знаний. Доступно 18 отраслевых решений, в том числе – для ИТ-компаний и веб-студий.

Basecamp

https://basecamp.com/

Одна из первых программ для совместной работы и одна из самых популярных. В процессе разработки Basecamp был создан фреймворк Ruby on Rails, который впоследствии использовался при написании многих сервисов для совместной работы. Этот таск-трекер занял 2 место в рейтинге в 2016 году по версии Tagline, несмотря на не самую дешевую подписку. Зато для некоммерческих или благотворительных организаций предоставляется скидка в 50%, а студенты и преподаватели вовсе пользуются бесплатно. Триал-версия – 30 дней. Есть приложения как для iOS, так и для Android. Нельзя развернуть на собственном сервере. По отзывам – у таск-трекера Basecamp чуткая и доброжелательная служба поддержки.

Основные функции и особенности сервиса для совместной работы Basecamp:

• Создание неограниченного числа проектов.
• Чат. Также есть доска сообщений для размещения объявлений.
• Возможность создавать шаблоны для проектов, одинаковых по структуре.
• Графики.
• Поиск файлов по ключу.
• Возможность задать рабочее время, чтобы не получать уведомления во время сна и отдыха.

Redmine

http://www.redmine.org/

Бесплатный сервис для совместной работы и для отслеживания ошибок со стандартным функционалом. Разработан на основе уже упомянутого фреймворка Ruby on Rails. В июне 2016 года вышла обновленная версия. Есть интерфейс на русском языке. Устанавливается на сервер.

Основные функции и особенности:

• Возможность заводить несколько проектов и подпроектов.
• Возможность контролировать доступ к проекту на основе ролей и прав.
• Диаграмма Ганта и календарь.
• Статистика.
• Контроль отработанного времени.
• Отдельные Wiki и форумы по каждому проекту.
• Файловый менеджер.
• Репозитории.

Кроме бесплатного сервиса для совместной работы Redmine есть также Easy Redmine – платный task-tracker с расширенным функционалом. В платной версии есть шаблоны проектов, чат, графики и диаграммы по проекту и еще несколько добавочных функций. Есть бесплатный триал-период –14 дней.

Trello

https://trello.com/

Таск-трекер, в основе которого лежит метод управления разработкой Канбан. Канбан, по сути, сводится к ограничению количества незавершенных пунктов на каждой стадии рабочего процесса. Управление проектами в Trello, как и в Канбане, осуществляется с помощью досок, списков и карточек, что делает процесс интуитивно понятным и простым. Имеется русскоязычная версия. Есть приложения для Android, iOS, Windows 8. По отзывам, эта программа для совместной работы больше подходит стартапам и небольшим проектам. Базовая версия бесплатна. Имеются платные версии Trello Gold и Trello Business Class с дополнительными возможностями.

Основные функции и особенности программы для совместной работы Trello:

• Создание нескольких проектов (досок). Есть возможность одновременно видеть несколько проектов и их состояние.
  iУдобная фильтрация. Содержит 4 набора фильтров: текстовый, по ярлыкам (карточки можно снабжать ярлыками вроде «Важно», «Ждет рассмотрения» и т.д.), по пользователю, по дате.
• Назначение ответственных и исполнителей.
• Подписка на обновления. Можно подписаться на доску целиком, на лист или на конкретную карточку.
• Возможность синхронизации с Google Calendar.
• Чат внутри каждой карточки.

Битрикс24

https://www.bitrix24.ru/

Программа для совместной работы отечественного производства. Можно описать как гибрид Вконтакте, Skype и стандартного таск-трекера для решения рабочих вопросов. Большая часть функционала бесплатна, но только в облачном режиме. Есть платные тарифы. Коробочная версия тоже платная. Естественно, интерфейс на русском есть. Как и мобильные приложения для iOS и Android.

Основные функции и особенности:

• «Живая лента» (по принципу «новостей Вконтакте»), лайки и комментарии.
• Обмен сообщениями. Сообщение можно отправить конкретному сотруднику, рабочей группе, отделу или всей компании. Внутри сообщения можно создать опрос или событие.
• «Бейджи» – аналог подарков в соцсетях. С их помощью можно выразить благодарность коллеге или поздравить его с днем рождения.
• Объявления – такие сообщения, которые не исчезают до тех пор, пока сотрудник их не прочитает. Счетчик показывает, сколько сотрудников прочитало объявление.
• Экстранет – общее рабочее пространство, где можно общаться с клиентами и поставщиками.
• Управление проектами и задачами: как в большинстве программ для совместной работы, назначаются исполнители, ставятся дедлайны. Если исполнитель не уложился в поставленный срок, у задачи появляется счетчик. В задачи можно добавлять собственные поля. Есть разделы «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю», «Все». В разделе «Руковожу» показывается загруженность подчиненных. Есть шаблоны задач.
• Чек-листы.
• Диаграмма Ганта.
• Конструктор отчетов.
• Конструктор фильтров.
• Чат и видеозвонки.
• Открытые линии для поддержки клиентов. Открытые линии собирают сообщения из разных каналов и распределяют их между сотрудниками по правилу очереди. Клиенты получают ответ там, откуда отправили сообщение.
• Совместное редактирование документов в режиме онлайн.
• Облачное хранилище.
• Большое количество приложений, в том числе бесплатных, для расширения возможностей.

Зеттаплан (сейчас – часть Мегаплана)

https://megaplan.ru/

Еще одна российская программа для совместной работы. Стандартные функции, удобный интерфейс на русском языке. Работает на всех устройствах, в том числе на смартфонах. Есть коробочная версия для установки на собственный сервер, но в этом случае обслуживание и поддержка работоспособности осуществляется силами компании. Бесплатный пробный период этого сервиса для совместной работы – 14 дней.

Основные функции и особенности:

• Поддержка нескольких проектов.
• Задачи разбиваются на подзадачи. Назначаются ответственные, исполнители, ставятся сроки. Зеттаплан напоминает ответственным сотрудникам о приближении дедлайна.
• В задачах можно вести обсуждения, делиться файлами. История сохраняется.
• Календарь, который при желании можно синхронизировать с Гугл-календарем.
• Составление отсчетов по проекту.
• Сравнение планируемых и фактических затрат.
• Можно настроить шаблоны задач со своими полями. Есть и готовые шаблоны для типовых задач.
• Визуализация организационной структуры компании.

Teamer

http://www.teamer.ru/

Сервис для совместной работы, написанный российскими разработчиками. Интерфейс только на русском языке. Облачная версия бесплатна. Можно установить на свой сервер (платно). Подходит для небольших команд.

Основные функции и особенности:

• Все проекты и задания находятся в разделе «Что делать?» У заданий можно задать приоритет (обычный, низкий или высокий) и дедлайн. И назначить исполнителя, конечно.
• Задания можно добавлять в закладки, чтобы видеть их постоянно.
• Инициатор может принять или не принять выполненное задание. Для этого есть кнопочка «Подтверждаю, все круто!»
• Раздел «Кто виноват?». Тут все задания представлены в виде календаря. Указаны ответственные и сроки.
• «Где все?» – люди, с которыми Вы работаете.
• Есть чат.
• Можно прикреплять к сообщениям документы.
• Есть кнопочка «Мне повезет!» для тех, кто не может определиться с тем, какое задание из списка выполнить в данный момент.
• Поддержка HTML-тегов, которые можно использовать в описаниях к заданиям, заметках и комментариях.

Podio

https://www.citrix.ru/products/podio.html

Таск-трекер от известной американской компании Citrix. Гибкий и кастомизируемый – это, пожалуй, его основные преимущества. Имеется русский интерфейс. Есть приложения для iOS и Android, по отзывам – очень удобные. Есть бесплатный триал-период.

Основные функции и особенности:

• Управление проектами и задачами. Как и везде, постановка дедлайнов, назначение ответственных, исполнителей.
• Внутренний App Store с большим количеством приложений. Конструктор приложений. Набор используемых приложений настраивается отдельно для каждого проекта.
• Календарь.
• Редактор форм.
• Отчеты. Структуру отчетов также можно регулировать.
• Встроенная CRM.
• Интранет, к которому можно подключать контрагентов.

Pyrus

https://pyrus.com/ru/

Отечественный таск-трекер, не так давно вышедший на западный рынок. Есть приложения для iPhone, iPad и Android. Бесплатная версия без ограничения числа пользователей, но с ограничением задач до 100. Есть возможность развернуть на собственном сервере.

Основные функции и особенности программы для совместной работы Pyrus:

• Делегирование задач и контроль над их исполнением.
• Настройка доступа.
• Можно задать периодичность задач (например, ежедневная, еженедельная).
• Чат и обмен файлами внутри задач.
• Отчеты.
• Календарь.
• Поиск по ключевым словам, именам файлов, названиям товаров и любым другим атрибутам.
• Интеграция с облачными хранилищами, Email, Active Directory, Dropbox, Google Apps.

Какую бы программу для совместной работы Вы ни выбрали – будьте уверены, она поможет Вам соблюдать дедлайны и работать продуктивнее. Главное – не забывать ею пользоваться).

Читайте также:

• Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
• Как создать и вести базу клиентов в программе Excel?
• Бесплатные и платные CRM-системы: обзор полезных сервисов для работы с клиентами.

• Как рассчитать время, необходимое для работы над проектом?