10 советов по работе с электронной почтой, которые вам пригодятся
Эти советы помогут избежать конфузных ситуаций, способных испортить отношения с человеком и привести к другим нежелательным последствиям. Давайте разберемся, как лучше работать с электронной почтой, писать и отправлять сообщения по E-mail.
№ |
Совет |
Почему это важно? |
1 |
Проверяйте письма перед отправкой. |
Исправляйте ошибки, опечатки и формулировки, которые могут показаться адресату неуместными. Мне встречались люди, которые принципиально не работали с теми, кто писал с ошибками (даже если они нанимали на работу не копирайтера). |
2 |
Не используйте приветствие «Доброго времени суток». Лучше – «Здравствуйте». |
В давние времена в интернете было популярным приветствовать друг друга фразой «Доброго времени суток», но сейчас многим людям она почему-то не нравится (про причины этого сказать ничего не могу). Поэтому в E-mail лучше использовать нейтральное «Здравствуйте». |
3 |
Проверяйте, правильно ли набрано имя получателя? |
Люди обижаются, если их называют другим именем или пишут его неправильно. В некоторых именах опечатки могут привести к серьезному конфликту. Поэтому будьте внимательны. |
4 |
Проверяйте все вложения, особенно отчеты, счета и акты. В файлах не должно быть комментариев! |
По ошибке можно приложить к письму не те файлы, что в лучшем случае закончится конфузом, а в худшем – серьезными объяснениями. Например, по ошибке можно отправить файл с рабочими пометками или комментариями, которые никому, кроме вас, не предназначались. |
5 |
Сопроводите просьбы словом «пожалуйста». |
Это слово лучше использовать, когда вы просите человека о чем-либо. Например, заполнить бриф или прислать информацию для текста. |
6 |
Если вам нужна какая-либо информация, перечислите ее списком (1, 2, 3 и т.д.). |
Это повышает шансы на то, что клиент предоставит все необходимые данные и ничего не забудет. |
7 |
Не используйте шутки, неформальный стиль или смайлики в деловой переписке. |
В отличие от живого общения, получатель электронного письма не видит вас и не может считывать жесты, мимику и другие невербальные сигналы, из-за чего шутки или смайлики могут воспринять не так, как вы рассчитывали. |
8 |
Если вы хотите повысить шансы на ответ, закончите письмо вопросом. |
В нашей культуре принято отвечать, если задают вопрос. Поэтому на электронные письма, которые заканчиваются вопросом, клиенты обычно реагируют быстрее. |
9 |
Используйте настройку «Уведомлять о получении» и проверяйте отчеты о доставке. |
Так вы будете уверены, что письмо дошло и в случае необходимости сможете доказать, что клиент его должен был получить. |
10 |
Вводите адрес получателя в форму перед самой отправкой письма, когда все готово. |
Нет ничего хуже, чем отправить неготовое и не проверенное, или недописанное сообщение. К сожалению, во многих почтовых сервисах есть сочетания кнопок, нажав которые, даже случайно, вы отправите письмо. Если адресат не задан, то сообщение не уйдет и вы сможете его дописать. |
Еще один совет: храните всю переписку с заказчиками минимум 3 года, чтобы в случае вопросов иметь возможность ее поднять и проверить.
Бывает, что спустя какое-то время клиент пишет и что-то уточняет по проекту, который давно завершен и вы уже не помните его детали. В этом случае переписка спасает и позволяет оперативно предоставить заказчику необходимые данные.
Читайте также:
Отправить комментарий
Бывают случаи, когда осознанно или случайно клиенты прибегают к уловкам, способным значительно осложнить работу исполнителю. Лучше не доводить ...
Бывают ситуации, когда клиент не оплатил работу либо из предложенных фрилансером вариантов был выбран один, а другие остались не использованными. ...