Как сделать хронометраж рабочего времени? Образец заполнения бланка и его анализ

Умение вести хронометраж важно для эффективного управления временем – как своим, так и сотрудников. Этот метод позволяет увидеть, на что расходуются часы и минуты. И продумать, как тратить их с большей пользой. Мы подробно расскажем, как проводить учет временных затрат и делать его анализ. В конце статьи есть образец заполнения хронометража рабочего времени и пример бланка, который можно скачать.

Содержание статьи:

• Что такое хронометраж рабочего времени и зачем он нужен?
• Виды хронометража
• Когда необходимо его проводить?
• Как сделать хронометраж рабочего времени? Основные правила
• Пример заполнения бланка
• Скачать образец формы
• Как анализировать результаты?

• Выводы

Что такое хронометраж рабочего времени и зачем он нужен?

Хронометраж в тайм-менеджменте – это измерение, запись и анализ затрат времени. Говоря простыми словами, вы записываете все, что делаете в течение дня, и указываете, сколько минут или часов потратили на каждое действие.

Этот метод формирует реальную картину рабочего дня или его части. Показывает, чем и как долго занимался каждый сотрудник.

Цели хронометража могут быть следующие:

• Выяснить, на что фактически тратится время.
• Оценить скорость, объем, качество работы конкретного сотрудника или проектной группы.
• Проследить динамику нагрузки в течение недели, месяца.
• Определить продолжительность типовых задач.
• Увидеть структуру расходов времени (сколько уходит на ключевые и второстепенные, рутинные и стратегические задачи, на работу и семью).
• Измерить этапы работы.

• Увидеть, как часто выполняется задача.

Кроме того, анализ результатов измерений поможет:

• Высвободить время за счет дел, которые можно делегировать или отменить, и хронофагов.
• Правильно выставлять дедлайны и регулировать загрузку.
• Пронормировать задачи и корректно считать трудозатраты по проектам.
• Составить удобное расписание.
• Сформировать отчеты о выполненной работе для клиентов (например, при почасовой оплате).
• Выявить оптимальные методы работы для обучения им других сотрудников.
• Проверить действующие нормировки.
• Равномерно распределять нагрузку на сотрудников.
• Избавиться от авралов и простоев.

• Разобраться, почему сотрудники не успевают делать работу в срок.

Виды хронометража рабочего времени

По количеству участников	Индивидуальный – проводится для себя или для одного сотрудника.	Групповой – исследуется работа коллектива (отдела, бригады, проектной команды и т.д.)
По длительности замеров	Моментальный – замер на заданном участке (например, одной производственной операции).	«Фотография рабочего дня» – ведется весь день.
По полноте замеров	Выборочный – затрагивает отдельную операцию.	Полный – учет затрат на все задание.
По способу замера	С наблюдателями, которые делают замеры секундомером. Так делают подсчеты, например, на производстве, для нормировки операций.	Самостоятельно или автоматически (с помощью программ, хронографов, фото- и видеоаппаратуры).

Когда необходимо проводить хронометраж?

Замеры делают в следующих ситуациях:

• Постоянно срываются дедлайны, авралы не прекращаются, вечная спешка.
• Нужно выделить время для чего-то нового (например, пройти повышение квалификации, не выпадая из рабочего процесса).
• Необходимо сбалансировать разные сферы жизни (работа, семья, обучение, здоровье и т.д.)
• Много рутины, нет возможности заниматься планированием, несрочными, но стратегически важными задачами. Из-за этого тормозится прогресс и рост.
• Вы столкнулись с синдромом эмоционального выгорания, ощущаете постоянную усталость, отсутствие энергии. Возникает неуверенность в своих силах, ощущение, что не справляетесь.
• Разные результаты у сотрудников с одинаковыми задачами.
• Нужно оценить вклад конкретного специалиста.
• Неравномерная загрузка (часто возникают как переработки, так и простои).

• Осваивается новое направление работы, нужно сделать нормировку времени.

Как проводить хронометраж?

Мы рассмотрим самый простой пример измерения времени, который можно провести без наблюдателей и ПО. Нужен только бланк, ручка или карандаш и часы. Форма выглядит как таблица со столбцами Начало | Занятие | Время выполнения. Такой бланк можно сделать в программах Word, Excel и распечатать, либо разлиновать лист бумаги. В форму нужно записывать все действия в течение рабочего дня, включая отдых, отвлечение, звонки. Указывая время начала занятия и затраченные часы (минуты) с точностью до 5 минут.

Если вы хотите составить хронометраж в электронном виде, не распечатывая бланки, лучше использовать смартфон, а не компьютер, чтобы он всегда был под рукой.

Бланк можно усовершенствовать почти до бесконечности. Например, добавлять поля «сфера жизни» (работа, семья, спорт, хобби и т.д.), «сложность», «приоритет», прописывать формулы для автоматического суммирования данных. Рекомендуем начать с самого простого бланка, а далее, если понадобится, дополнять его.

Вести записи целесообразно минимум 3-4 дня, лучше – одну-две недели.

Пример заполнения бланка

Рассмотрим образец заполнения бланка для хронометража рабочего времени.

Начало	Занятие	Время, мин.
8:50	Проверка почты	10
9:00	Планерка	20
9:20	Составление плана на день	5
9:25	Проверка, редактирование текста	40
10:05	Сбор материала для статьи	125
12:10	Перерыв на кофе	10
12:20	Написание статьи	90
13:50	Звонок по личному вопросу	10
14:00	Обед	30
14:30	Проверка, вычитка статьи, поиск иллюстрации	60
15:30	Составление контент-плана на следующую неделю	45
16:15	Проверка почты, отсмотр резюме новых авторов	15
16:30	Разговор с коллегой в мессенджере	10
16:40	Финализация контент-плана	15
16:55	Распределение тем по авторам, отправка заданий	30
17:25	Отдых	5
17:30	Составление инструкции для новых авторов	30

В примере указаны не только задачи, но и перерывы на кофе, обед, разговоры с коллегами. Это правильно. В таблицу вносится все, что делается на работе.

Бывает, что в какой-то момент вы не могли вести записи, и в таблице появилось «белое пятно». Постарайтесь заполнить его постфактум, указав хотя бы примерные цифры. Например, вы ездили на переговоры с клиентом. Не зафиксировали, сколько заняла дорога, а сколько – беседа, но посчитали, что всего потратили 3 часа. Можно записать так: встреча с клиентом – 180 минут. Это все равно будут полезные данные, так как будет ясно, что часы потрачены на работу, а не на отдых.

Скачать образец формы

Вы можете скачать бланк для хронометража рабочего времени с Яндекс.Диска (файл .doc). Его можно распечатать или заполнять на компьютере либо смартфоне.

Как анализировать результаты?

Если есть конкретная узкая цель хронометража, анализ выполняется под нее. Например, нужно выяснить, как часто выполняется задача и сколько она в среднем занимает. Тогда суммируются часы, потраченные на задачу, и считается среднее значение.

В общем случае, например, если вы замеряете время для себя, чтобы больше успевать, рекомендации будут следующие. Просуммируйте затраты на повторяющиеся действия. Если окажется, что на какие-то задачи уходит заметно больше часов, чем вы предполагали, подумайте:

• как делать эти операции быстрее,
• можно ли их делегировать,

• можно ли их не делать вообще.

Обратите внимание на рутинные задачи и хронофаги (перерыв на кофе, соцсети, разговоры). Обычно здесь находятся скрытые резервы для высвобождения часов.

Отследите динамику расходов времени на стандартные задачи в течение дня и недели. Это покажет, как меняется ваша продуктивность. И позволит скорректировать график так, чтобы успевать больше. Например, делать сложные задачи в те часы, когда вы наиболее продуктивны (почти не отвлекаетесь, делаете все быстро). Или разгрузить понедельник и вторник, чтобы не «выдыхаться» к пятнице.

Поскольку измерение времени – это первый шаг к эффективному управлению им, рекомендуем освоить другие компоненты тайм-менеджмента: расстановку приоритетов, планирование задач. Освоить их можно по книгам или на курсах. Например, программы по управлению временем есть в университете Нетология.

Название курса	Чему научат
Тайм-менеджмент	Расставлять приоритеты и отсекать лишнее. Комфортно работать в режиме многозадачности. Повышать продуктивность работы (своей и команды). Правильно делегировать задачи. Регулировать свою загрузку.
Work-life balance	Находить баланс между работой и личной жизнью. Справляться с выгоранием и предупреждать его, восстанавливать ресурс.
Психология: путь к себе (бесплатный курс)	Понимать, как работает мозг, и управлять им. Определять свои потребности и желания. Сбалансировать разные сферы жизни (работа, семья, здоровье и спорт, личностный рост и другие).

Если вам нужно наглядно предоставить результаты руководству, например, сделать отчет о затраченном времени, можно перенести данные в электронную таблицу. Там есть возможность сформировать график или диаграмму.

Выводы

Хронометраж в тайм-менеджменте – один из основных инструментов, который помогает оптимально распределять время. Расписав поминутно свои действия, вы видите, где они неэффективны. Выявив проблему, решаете ее: перестраиваете график, изменяете подход к задачам. В итоге успеваете больше, а устаете меньше. Рекомендуем освоить этот простой и полезный инструмент.