Программы для совместной работы: выбираем лучший сервис!

Программы для совместной работы: выбираем лучший сервис!

Таск-трекеры, они же таск-менеджеры или сервисы для совместной работы – главные цифровые помощники современных менеджеров различного уровня. А также специалистов, которые самостоятельно организуют свою работу. С их помощью можно ставить задачи, устанавливать сроки их выполнения, контролировать процесс и вести внутреннюю переписку – и все это без утомительных планерок и совещаний.

Основная ценность программ для совместной работы в том, что они избавляют от необходимости держать в голове все задачи, которые надо выполнить. Рассмотрим, как они работают, на примере таск-трекера Зеттаплан.

Как выглядит работа в Task-tracker?

Вот так выглядит лента задач в Зеттаплане:

лента задач в Зеттаплане

  • Задачи внутри каждой вкладки можно отсортировать по различным параметрам, например, по времени до закрытия.
  • Чат и прикрепление файлов – внутри каждой задачи.
  • Есть отдельный раздел «Обсуждения» для общей или личной переписки с коллегами.
  • В раздел «Контроль» попадают задачи и обсуждения, за которыми вы следите, то есть получаете все уведомления по ним.
  • В разделе «Сотрудники» находится информация о каждом сотруднике, включая его загруженность.
    iВ разделе «Структура» отражается структура предприятия.

В общем, все логично и предельно понятно.

А вот так выглядит форма постановки задачи:

форма постановки задачи в Зеттаплане

Задачи ставятся в рамках определенного проекта или сами по себе. Чтобы поставить новую задачу, достаточно заполнить поля формы. Можно включить напоминание о задаче, в том числе по СМС.

Как видите, освоить программу для совместной работы совсем несложно. Куда сложнее выбрать подходящий task-tracker из всего многообразия. Ниже мы рассмотрим особенности и фишки 10 популярных таск-трекеров, чтобы Вы могли выбрать самую подходящую для себя программу.

Обзор бесплатных и платных таск-трекеров

Asana

https://asana.com/

Task-tracker, разработанный в 2008 году и многими любимый за простоту и прозрачный интерфейс. После ребрендинга в 2015 интерфейс стал не только удобным и интуитивно понятным, но и более приятным внешне. Есть приложения для iOS и Android. Использование бесплатно для небольших команд до 15 человек. Из недостатков можно отметить отсутствие русскоязычной версии, но выучить десяток-другой английских слов – не такая уж большая проблема. На свой сервер установить программу нет возможности.

Основные функции и особенности сервиса для совместной работы Asana:

  • Создание нескольких проектов с разными группами сотрудников.
  • Возможность создания нескольких рабочих разделов для работы с разными проектами или разными командами.
  • Задачи при необходимости разбиваются на подзадачи. Отличительная особенность – можно создавать подзадачи любой глубины вложенности.
  • Приоритизация задач.
  • Групповой календарь.
  • Командный чат.
  • Поиск по вхождению слова или по полю. Фильтр поиска можно сохранить.
  • Возможна группировка задач по тегам.
  • Есть возможность управления горячими клавишами.

Jira

https://ru.atlassian.com/software/jira

Система отслеживания ошибок и управления проектами, предназначенная для команд, использующих гибкие методологии разработки Agile. Поддерживает множество способов развертывания: облако, сервер, дата-центр. Есть приложение для смартфонов под Android и iOS. У этой программы для совместной работы русскоязычной версии нет, но интерфейс понятный, разобраться несложно. Есть пробный бесплатный период – 7 дней.

Основные функции и особенности:

  • Отслеживание проектов и дефектов.
  • SCRUM и Kanban доски.
  • Agile-отчеты.
  • Возможность выбрать из стандартных процессов или создать свой собственный.
  • Настраиваемые фильтры (с помощью JIRA Query Language).
  • Приоритизация задач.
  • Чат.
  • Большое количество надстроек для разных задач.
    iИнтеграция с другими инструментами. Например, с Confluence, Bitbucket, Bamboo.
  • Portfolio for JIRA – визуализация всех проектов и команд.

Basecamp

https://basecamp.com/

Одна из первых программ для совместной работы и одна из самых популярных. В процессе разработки Basecamp был создан фреймворк Ruby on Rails, который впоследствии использовался при написании многих сервисов для совместной работы. Этот таск-трекер занял 2 место в рейтинге в 2016 году по версии Tagline, несмотря на не самую дешевую подписку. Зато для некоммерческих или благотворительных организаций предоставляется скидка в 50%, а студенты и преподаватели вовсе пользуются бесплатно. Триал-версия – 30 дней. Есть приложения как для iOS, так и для Android. Нельзя развернуть на собственном сервере. По отзывам – у таск-трекера Basecamp чуткая и доброжелательная служба поддержки.

Основные функции и особенности сервиса для совместной работы Basecamp:

  • Создание неограниченного числа проектов.
  • Чат. Также есть доска сообщений для размещения объявлений.
  • Возможность создавать шаблоны для проектов, одинаковых по структуре.
  • Графики.
  • Поиск файлов по ключу.
  • Возможность задать рабочее время, чтобы не получать уведомления во время сна и отдыха.

Redmine

http://www.redmine.org/

Бесплатный сервис для совместной работы и для отслеживания ошибок со стандартным функционалом. Разработан на основе уже упомянутого фреймворка Ruby on Rails. В июне 2016 года вышла обновленная версия. Есть интерфейс на русском языке. Устанавливается на сервер.

Основные функции и особенности:

  • Возможность заводить несколько проектов и подпроектов.
  • Возможность контролировать доступ к проекту на основе ролей и прав.
  • Диаграмма Ганта и календарь.
  • Статистика.
  • Контроль отработанного времени.
  • Отдельные Wiki и форумы по каждому проекту.
  • Файловый менеджер.
  • Репозитории.

Кроме бесплатного сервиса для совместной работы Redmine есть также Easy Redmine – платный task-tracker с расширенным функционалом. В платной версии есть шаблоны проектов, чат, графики и диаграммы по проекту и еще несколько добавочных функций. Есть бесплатный триал-период –14 дней.

Trello

https://trello.com/

Таск-трекер, в основе которого лежит метод управления разработкой Канбан. Канбан, по сути, сводится к ограничению количества незавершенных пунктов на каждой стадии рабочего процесса. Управление проектами в Trello, как и в Канбане, осуществляется с помощью досок, списков и карточек, что делает процесс интуитивно понятным и простым. Имеется русскоязычная версия. Есть приложения для Android, iOS, Windows 8. По отзывам, эта программа для совместной работы больше подходит стартапам и небольшим проектам. Базовая версия бесплатна. Имеются платные версии Trello Gold и Trello Business Class с дополнительными возможностями.

Основные функции и особенности программы для совместной работы Trello:

  • Создание нескольких проектов (досок). Есть возможность одновременно видеть несколько проектов и их состояние.
    iУдобная фильтрация. Содержит 4 набора фильтров: текстовый, по ярлыкам (карточки можно снабжать ярлыками вроде «Важно», «Ждет рассмотрения» и т.д.), по пользователю, по дате.
  • Назначение ответственных и исполнителей.
  • Подписка на обновления. Можно подписаться на доску целиком, на лист или на конкретную карточку.
  • Возможность синхронизации с Google Calendar.
  • Чат внутри каждой карточки.

Битрикс24

https://www.bitrix24.ru/

Программа для совместной работы отечественного производства. Можно описать как гибрид Вконтакте, Skype и стандартного таск-трекера для решения рабочих вопросов. Большая часть функционала бесплатна, но только в облачном режиме. Есть платные тарифы. Коробочная версия тоже платная. Естественно, интерфейс на русском есть. Как и мобильные приложения для iOS и Android.

Основные функции и особенности:

  • «Живая лента» (по принципу «новостей Вконтакте»), лайки и комментарии.
  • Обмен сообщениями. Сообщение можно отправить конкретному сотруднику, рабочей группе, отделу или всей компании. Внутри сообщения можно создать опрос или событие.
  • «Бейджи» – аналог подарков в соцсетях. С их помощью можно выразить благодарность коллеге или поздравить его с днем рождения.
  • Объявления – такие сообщения, которые не исчезают до тех пор, пока сотрудник их не прочитает. Счетчик показывает, сколько сотрудников прочитало объявление.
  • Экстранет – общее рабочее пространство, где можно общаться с клиентами и поставщиками.
  • Управление проектами и задачами: как в большинстве программ для совместной работы, назначаются исполнители, ставятся дедлайны. Если исполнитель не уложился в поставленный срок, у задачи появляется счетчик. В задачи можно добавлять собственные поля. Есть разделы «Делаю», «Помогаю», «Поручил», «Наблюдаю», «Все». В разделе «Руковожу» показывается загруженность подчиненных. Есть шаблоны задач.
  • Чек-листы.
  • Диаграмма Ганта.
  • Конструктор отчетов.
  • Конструктор фильтров.
  • Чат и видеозвонки.
  • Открытые линии для поддержки клиентов. Открытые линии собирают сообщения из разных каналов и распределяют их между сотрудниками по правилу очереди. Клиенты получают ответ там, откуда отправили сообщение.
  • Совместное редактирование документов в режиме онлайн.
  • Облачное хранилище.
  • Большое количество приложений, в том числе бесплатных, для расширения возможностей.

Зеттаплан

https://zettaplan.ru/

Еще одна российская программа для совместной работы. Стандартные функции, удобный интерфейс на русском языке. Работает на всех устройствах, в том числе на смартфонах. Есть коробочная версия для установки на собственный сервер, но в этом случае обслуживание и поддержка работоспособности осуществляется силами компании. Бесплатный пробный период этого сервиса для совместной работы – 14 дней.

Основные функции и особенности:

  • Поддержка нескольких проектов.
  • Задачи разбиваются на подзадачи. Назначаются ответственные, исполнители, ставятся сроки. Зеттаплан напоминает ответственным сотрудникам о приближении дедлайна.
  • В задачах можно вести обсуждения, делиться файлами. История сохраняется.
  • Календарь, который при желании можно синхронизировать с Гугл-календарем.
  • Составление отсчетов по проекту.
  • Сравнение планируемых и фактических затрат.
  • Можно настроить шаблоны задач со своими полями. Есть и готовые шаблоны для типовых задач.
  • Визуализация организационной структуры компании.

Teamer

http://www.teamer.ru/

Сервис для совместной работы, написанный российскими разработчиками. Интерфейс только на русском языке. Облачная версия бесплатна. Можно установить на свой сервер (платно). Подходит для небольших команд.

Основные функции и особенности:

  • Все проекты и задания находятся в разделе «Что делать?» У заданий можно задать приоритет (обычный, низкий или высокий) и дедлайн. И назначить исполнителя, конечно.
  • Задания можно добавлять в закладки, чтобы видеть их постоянно.
  • Инициатор может принять или не принять выполненное задание. Для этого есть кнопочка «Подтверждаю, все круто!»
  • Раздел «Кто виноват?». Тут все задания представлены в виде календаря. Указаны ответственные и сроки.
  • «Где все?» – люди, с которыми Вы работаете.
  • Есть чат.
  • Можно прикреплять к сообщениям документы.
  • Есть кнопочка «Мне повезет!» для тех, кто не может определиться с тем, какое задание из списка выполнить в данный момент.
  • Поддержка HTML-тегов, которые можно использовать в описаниях к заданиям, заметках и комментариях.

Podio

https://www.citrix.ru/products/podio.html

Таск-трекер от известной американской компании Citrix. Гибкий и кастомизируемый – это, пожалуй, его основные преимущества. Имеется русский интерфейс. Есть приложения для iOS и Android, по отзывам – очень удобные. Есть бесплатный триал-период.

Основные функции и особенности:

  • Управление проектами и задачами. Как и везде, постановка дедлайнов, назначение ответственных, исполнителей.
  • Внутренний App Store с большим количеством приложений. Конструктор приложений. Набор используемых приложений настраивается отдельно для каждого проекта.
  • Календарь.
  • Редактор форм.
  • Отчеты. Структуру отчетов также можно регулировать.
  • Встроенная CRM.
  • Интранет, к которому можно подключать контрагентов.

Pyrus

https://pyrus.com/ru/

Отечественный таск-трекер, не так давно вышедший на западный рынок. Есть приложения для iPhone, iPad и Android. Бесплатная версия без ограничения числа пользователей, но с ограничением задач до 100. Есть возможность развернуть на собственном сервере.

Основные функции и особенности программы для совместной работы Pyrus:

  • Делегирование задач и контроль над их исполнением.
  • Настройка доступа.
  • Можно задать периодичность задач (например, ежедневная, еженедельная).
  • Чат и обмен файлами внутри задач.
  • Отчеты.
  • Календарь.
  • Поиск по ключевым словам, именам файлов, названиям товаров и любым другим атрибутам.
  • Интеграция с облачными хранилищами, Email, Active Directory, Dropbox, Google Apps.

Какую бы программу для совместной работы Вы ни выбрали – будьте уверены, она поможет Вам соблюдать дедлайны и работать продуктивнее. Главное – не забывать ею пользоваться).

Автор: Дина (KadrofID: 15725)
Добавлено: 24.03.2017 в 18:28
Комментарии (1)
Kirill (KadrofID: 28627 )

На мой взгляд, будущее за облачными сервисами, и такие сложно поддерживаемые системы как Redmine уже будут неактуальны. Мы пользуемся сервисами, которые интегрируются с Google Apps. Из неназванных здесь попробовали Todoist, а сейчас используем Deskun.

04.04.2017 в 13:53

Отправить комментарий

Консультации